TR-TR 
EN-US 
PRIVACY NOTICE ON THE PROTECTION OF YOUR PERSONAL DATA
Your personal data shared with the event organizer, Herdem Attorneys at Law (“Herdem”), within the scope of application, participation, and sponsorship processes of the International Defense Trade, Governance and Compliance Summit (“Event”), is protected by us with due sensitivity. In this regard, this Privacy Notice, prepared to inform you about the processing of your personal data within the scope of the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (“LPPD”) during the Event, is submitted for your review.
We hereby notify you that your personal data specified below shall, in all circumstances, be:
- Processed within the framework of and in a manner connected, limited, and proportionate to the purpose requiring such processing for the execution of Event-related processes;
- Maintained in its accurate and most up-to-date form as notified to us;
- Recorded, stored, reorganized, shared with institutions authorized by law to request such data, and transferred to third parties under the conditions stipulated by the LPPD, classified, and processed in other ways enumerated in the LPPD.
Which Personal Data Do We Process?
Identity data such as name-surname, contact data such as e-mail address and mobile phone number, information regarding the sector you work in and your position, and, if applicable, information regarding your nutritional preferences are recorded and processed within the scope of Event application and participation processes. Additionally, financial data such as tax number and account number are recorded and processed within the scope of sponsorship processes. While your visual data is not processed on an individual basis by Herdem, your image may be captured within general photographs and video recordings taken during the Event sessions
How and For Which Reasons Do We Collect Your Personal Data?
For the evaluation of your Event application and to facilitate participation in the Event, your identity, contact, and professional data, as well as nutritional preference information (if any), are collected through the written or electronic application form filled out by you, and subsequently through e-mail correspondence or telephone calls conducted in necessary cases such as modification requests.
For the execution of sponsorship processes, your identity, contact, and financial data are collected through e-mails, telephone calls, or face-to-face meetings conducted with you.
Photographs and video recordings will be taken in sessions and common areas during the Event.
Purposes of Processing Your Personal Data
Your identity, contact, and professional data are processed by Herdem for the purposes of: Receiving and evaluating Event applications and notifying you of rejection or approval, conducting necessary communication for your participation or for modification and cancellation notifications, performing participant registration procedures during the Event and ensuring Event security; your financial data is processed for the execution of payment and invoicing transactions for sponsorship; your nutritional preference information is processed for the provision of food and refreshments in line with your preferences within the scope of the Event.
Photography and video recordings of the Event may be utilized for the announcement and promotional activities of the Event and other future organizations to be conducted by Herdem, through methods such as publication on the Herdem website.
We process your personal data for the maximum period specified in the relevant legislation or required for the purpose for which they are processed, and in any case, for the duration of the statutory limitation periods.
Sharing Your Personal Data with Third Parties
Your personal data is shared with the Event venue management for organizational processes. Within the framework of lawful requests and decisions and within the scope of our legal obligations, your personal data may be shared with public institutions and organizations, courts, or law enforcement forces where necessary.
Your Rights
Pursuant to Article 11 of the LPPD, provided that you prove your identity to us in person, you may, regarding your personal data:
- Learn whether we process personal data about you, and if so, request information regarding this;
- Learn the purpose of processing and whether they are used in accordance with that purpose;
- Learn whether your personal data is transferred domestically or abroad and to whom;
- Request the correction of incorrect or incomplete personal data and the notification of the recipients to whom this data has been transferred;
- Request the destruction (deletion, destruction, or anonymization) of your personal data within the framework of the conditions stipulated in Article 7 of the LPPD;
- Request that third parties to whom your personal data has been transferred be notified of your destruction request;
- Object to the results of personal data analysis generated exclusively using an automated system if these results are against your interests;
- Request compensation for damages if you suffer damage due to the unlawful processing of your personal data.
Note that we will evaluate which destruction method is appropriate according to the conditions of the specific case, and you may request information regarding the reason for our choice.
Requests in your application will be concluded free of charge within thirty days at the latest. However, if the transaction requires an additional cost for Herdem, the fee in the tariff determined by the Personal Data Protection Board under the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller may be charged.
You may submit your application in the following ways, provided you comply with Article 5 of the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller:
- In writing and with a signature;
- Via e-mail from your registered electronic mail (KEP) address;
With a secure electronic signature or mobile signature; - By using your e-mail address previously notified to us and included in our records.
- Herdem may request additional verifications (such as sending a message to your registered phone or calling you) to determine if the application belongs to you and to protect your rights.
Contact Information
Herdem Attorneys at Law
Kuştepe Mahallesi, Mecidiyeköy Yolu Caddesi, Trump Towers, Office Tower:2 Floor:18, No:12, Şişli Mecidiyeköy, Istanbul
info@herdem.av.tr
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Uluslararası Savunma Ticareti, Yönetişim ve Uyum Zirvesi (“Etkinlik”) başvuru, katılım ve sponsorluk süreçleri kapsamında Etkinlik organizatörü Herdem Avukatlık Bürosu (“Herdem”) ile paylaştığınız kişisel verileriniz tarafımızca hassasiyetle korunmaktadır. Bu doğrultuda, Etkinlik kapsamında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında size bilgi vermek üzere hazırlanan bu Aydınlatma Metni dikkatinize sunulmaktadır.
Aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizin her koşulda;
- Etkinlik ile ilgili süreçlerin yürütülmesi dahilinde işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
- Tarafımıza bildirdiğiniz şekilde doğruluğu ve en güncel hali korunarak,
- Kaydedileceğini, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu verileri talep etmeye yetkili kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK’nın öngördüğü şartlarda üçüncü kişilere aktarılacağını, sınıflandırılabileceğini ve KVKK’da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz.
Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?
Etkinlik başvuru ve katılım süreçleri kapsamında sizlerden alınan ad-soyadı gibi kimlik verileri, e-posta adresi ve cep telefonu numarası gibi iletişim verileri, çalıştığınız sektör ve pozisyonunuza ilişkin bilgiler ve varsa beslenme tercihlerinize ilişkin bilgiler; sponsorluk süreçleri kapsamında ek olarak vergi numarası, hesap numarası gibi finansal veriler kayıt altına alınmakta ve işlenmektedir. Herdem tarafından bireysel olarak görsel verileriniz işlenmemekle birlikte, Etkinlik oturumları sırasında kaydedilecek genel fotoğraflar ve video kayıtlarında görüntünüz yer alabilecektir.
Kişisel Verilerinizi Ne Şekilde ve Hangi Sebeplerle Topluyoruz?
Etkinlik başvurunuzun değerlendirilmesi ve Etkinlik katılımının sağlanması için başvuru sırasında kimlik, iletişim ve mesleki verileriniz ile varsa beslenme tercihi bilgileriniz tarafınızca yazılı veya elektronik başvuru formuna işlenerek, sonrasında değişiklik talepleri gibi gerekli hallerde gerçekleştirilen e-posta yazışmaları veya telefon görüşmeleri yoluyla toplanmaktadır.
Sponsorluk süreçlerinin yürütülmesi için kimlik, iletişim ve finansal verileriniz sizlerle e-posta veya telefon görüşmeleri yoluyla ya da yüz yüze gerçekleştirdiğimiz görüşmeler yoluyla toplanmaktadır.
Etkinlik sırasında oturumlar ve ortak alanlarda fotoğraf ve video kayıtları alınacaktır.
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Herdem tarafından kimlik, iletişim ve mesleki verileriniz Etkinlik başvurularının alınması, başvuruların değerlendirilmesi, başvuru ret veya onayının sizlere bildirilmesi, Etkinliğe katılımınız veya gerekli hallerde değişiklik ve iptal bildirimlerinin yapılması için gerekli iletişimin yürütülmesi, Etkinlik sırasında katılımcı kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Etkinlik güvenliğinin sağlanması; finansal verileriniz sponsorluk için ödeme ve fatura işlemlerinin yürütülmesi; beslenme tercihi bilgileriniz Etkinlik kapsamında tercihleriniz doğrultusunda yemek ve ikramların sağlanması amaçlarıyla işlenmektedir.
Etkinlik fotoğraf ve video kayıtları Etkinlik ve Herdem tarafından ileride gerçekleştirilebilecek diğer organizasyonların duyuru ve tanıtım faaliyetlerinde Herdem internet sitesinde yayımlanmak gibi yollarla kullanılabilecektir.
Kişisel verilerinizi ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her halde kanuni zamanaşımı süreleri kadar süre için işlemekteyiz.
Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması
Kişisel verileriniz organizasyon süreçlerinin yürütülmesi için Etkinlik’in gerçekleşeceği lokasyon yönetimi ile paylaşılmaktadır. Hukuka uygun talep ve kararlar çerçevesinde ve hukuki yükümlülüklerimiz kapsamında gerekli hallerde kişisel verileriniz kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler veya kolluk güçleri ile paylaşılabilecektir.
Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;
- Hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğimizi öğrenebilir, eğer işliyorsak veya işlemişsek, buna ilişkin bilgi talep edebilirsiniz.
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenebilirsiniz.
- Kişisel verilerinizin yurt içi veya yurt dışına aktarılıp aktarılmadığını ve kimlere aktarıldığını öğrenebilirsiniz.
- Yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve bu verilerin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz.
- Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.
- Kişisel verilerinizin aktarıldığı veya aktarılabileceği üçüncü kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz.
- Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz
Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Herdem için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesinde şartlara uymak kaydıyla aşağıdaki şekillerde yapabilirsiniz:
- Yazılı ve imzalı olarak
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden göndereceğiniz e-posta ile
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile
- Bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanarak
Herdem tarafından talebinizin niteliğine ve başvuru yönteminize göre başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) isteyebiliriz.
İletişim Bilgileri
Herdem Avukatlık Bürosu
Kuştepe Mahallesi, Mecidiyeköy Yolu Caddesi, Trump Towers, Ofis Kule:2 Kat:18, No:12, Şişli Mecidiyeköy, İstanbul
info@herdem.av.tr
