TR 
EN 
NATO Destek ve Tedarik Ajansı (NSPA) (NATO Support and Procurement Agency) NATO’nun bir alt teşkilatı olan NATO Destek Organizasyonu’nun (NSPO) (NATO Support Organization) icra teşkilatı olarak üye ülkelerin ortak ve münferit ihtiyaçlarının karşılanması maksadıyla 1958 yılında kurulmuş olup yirmi sekiz NATO üyesi arasında NSPA’nın on bir kurucu ülkesinden biridir. NSPO Tüzüğü’nün 7. maddesi uyarınca NSPO, NATO'nun sahip olduğu uluslararası hukuk kişiliğini NATO ile paylaşmaktadır.
Merkezi halen Lüksemburg’da olan NSPA, NSPO Yönetim Kurulu (Board of Directors-BOD) tarafından görevlendirilen bir Genel Müdür tarafından yönetilmektedir. NSPA’nın faaliyetleri NSPO tarafından belirlenen esas ve direktiflere göre yürütülmektedir. NSPO’nun temel karar organı üye ülkelerin temsilcilerinden oluşan NSPO Yönetim Kurulu’dur. Yönetim Kurulu kararları genel olarak sessizlik süreci olarak adlandırılan prosedür ile alınmaktadır. Yönetim Kurulu (BOD) tarafından onaylanmış geçerli olan tüm dokümanlar (indeks, direktif, yönerge, anlaşma, mutabakat muhtıraları vb.) her yıl NSPA tarafından yayınlanmaktadır.
NSPA temel olarak beş imkan ve kabiliyet alanına yönelik olarak ürün ve hizmet tedariki sunmaktadır. Bu alanlar; sistem tedariki&yaşam dönemi yönetimi, operasyon ve uygulamalara destek, yakıt yönetimi, stratejik yönetim&depolama, lojistik hizmetler &proje yönetimi şeklinde belirtilebilir.
Ülkemiz NSPO Yönetim Kurulunda Dışişleri Bakanlığı tarafından atanan temsilci tarafından temsil edilmektedir. Sessizlik süreci ile alınacak kararlara yönelik ihtiyaç duyulması halinde, Yönetim Kurulu temsilcisi tarafından, Genelkurmay Başkanlığı ve ilgili olduğu değerlendirilen milli makamlar ile gerekli koordine sağlanmaktadır. NSPA’da bulunan Türk İrtibat Heyeti Başkanı da Yönetim Kurulu toplantılarına katılmakta ve gerektiğinde Dışişleri Bakanlığı tarafından atanan temsilcinin yokluğunda onun görevini devralmaktadır.
NSPA üye ülkelerin bakım ve ikmal taleplerini, iki veya daha fazla üye ülke tarafından oluşturulan Silah Sistemi Ortaklık Komiteleri (SSOK), Destek Konferansları gibi organlar aracılığı ile karşılamaktadır. NSPA’nın güncel teşkilat, görev ve sorumlulukları için MY 296-1 NSPA Vasıtasıyla Yapılan Tedarik Faaliyetleri ile İlgili İşlem ve Sorumluluklar Yönergesi esas alınmaktadır.
NSPA yürüttüğü faaliyetlerde kar amacı gütmeyerek, faaliyetlerle ilgili tüm masrafları ilgili ülke/ülkelere fatura etmektedir. Herhangi bir sistemin idame işletmesi ya da belli bazı mal ve hizmetlerin tedariki için (mal ve hizmetin maliyeti dışında), yürütülen tüm faaliyetlerin giderleri (personel giderleri, iletişim giderleri, kırtasiye giderleri, iskân masrafları vb.) “idari masraf” olarak tanımlanmakta ve bu masraflar mal/hizmeti alan ülke tarafından ödenmektedir.
NSPA tarafından; envanterde mevcut sistemler için idame işletme kapsamında tamir parçası ve onarım hizmeti; tedarik; teknik destek ve mühendislik; kalibrasyon; kalite güvence; mühimmat, mühimmata ilişkin teknik destek ve mühimmatın elden çıkarılması; nakliye; harekât alanında yerleşim ve harekâta ilişkin lojistik destek, konularında hizmet sağlanmaktadır. Bu hizmetler sağlanırken üye ülkelerin ihtiyaçlarının birleştirilmesi ve en geniş tedarikçi arşivinden faydalanarak en ekonomik fiyatla malzeme ve hizmet temininin gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir.
NSPA’nın sağladığı hizmetlerden mevcut SSOK’ne, Destek Konferanslarına ya da diğer programlara üye olarak, yeni ortaklıklar oluşturarak ya da üyesi olunmayan bir ortaklık üzerinden o ortaklığın belirlemiş olduğu idari masrafları ödeyerek veya Lojistik Destek Satış Anlaşmaları imzalayarak yararlanılabilmektedir.
Silah Sistemleri Ortaklıkları – SSO
Silah sistemleri ortaklıkları genel olarak belirli bir silah sistemi (Stinger, Amraam vs. gibi) veya Mühimmat Destek Ortaklığı (MDO), Commit. Partnership Committee (CPC) gibi belirli bir malzeme ya da hizmet grubuna ait ikmal, bakım, mühendislik ve konfigürasyon kontrolü gibi hizmetlerin sağlanması maksadıyla en az iki ülkenin bir araya gelerek oluşturdukları bir ortaklık olarak tanımlanabilir. Silah Sistem Ortaklığı (SSO) başkanlığı üye ülkeler tarafından dönüşümlü olarak yapılmakta ve ülke temsilcilerinin bulunduğu Silâh Sistem Ortaklığı Komitesi tarafından yönetilmektedir.
Herhangi bir silah sistem ortaklığının kurulması söz konusu silâh sisteminin lojistik desteğinin tamamı ya da bir kısmının NSPA tarafından sağlanmasının üye bir ülke tarafından istenmesi ile başlamaktadır. Bu talep sonrasında NSPA bu konudaki isteği diğer üye ülkelere bildirmekte ve katılmak isteyenleri bir araya getirmektedir. Yeterli katılım ve ülkeler arasında anlaşma sağlanması halinde NSPO Yönetim Kurulu onayı ile silah sistem ortaklığı kurulmuş olur.
Kurulan SSO’nun kuruluş maksadı ve sağlayacağı hizmetler ile ortaklığın idari masraflarının nasıl paylaştırılacağı NSPO Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Ortaklık Anlaşmasında belirlenmektedir.
SSOK her yıl en az bir defa olmak üzere belirli dönemlerde toplanmaktadır. SSOK toplantılarında tüm kararlar oy birliği ile alınır. Bu toplantılarda ortaklığa ait tahmini işletme ve idari masraf bütçesi oluşturulur. İdari bütçe üye ülkeler arasında ortaklık anlaşmasında belirlenen usule ya da yıllık toplantılarda alınan kararla oluşturulan maliyet paylaşım formülüne göre üye ülkelere paylaştırılır. NSPA nezdinde bir SSO’ya üye olmak istenildiğinde NSPA Türk İrtibat Heyeti Başkanlığı (TİHB) ile koordine kurularak gerekirse karşılıklı ziyaretler ile üyelik için ihtiyaç duyulan bilgiler toplanmaktadır. Tedarik yetkisi devredilen herhangi bir kuvvet komutanlığı tarafından bir SSO’ya üyelik ihtiyacı hasıl olduğunda, gerekçeli üyelik talebi üye olunması istenilen SSO Anlaşmasının İngilizce ve Türkçe metinleri ile birlikte onay alınmak üzere Genelkurmay Başkanlığı’na gönderilir. Genelkurmay Başkanlığı’nın onayının alınmasını takiben; ihtiyaç makamı kuvvet komutanlığı NSPA’ya resmi olarak başvurur. Bu doğrultuda SSO’ya üyelik için ayrıca bir anlaşma imzalanmasına gerek yoktur. Üyelik, ilgili SSO üye ülkelerin onayının, sessizlik süreci yöntemi ile alındıktan sonra gerçekleşir.
SSO’ya üyelik Türk Silâhlı Kuvvetleri adına gerçekleştiğinden, birden fazla kuvvet komutanlığının lojistik destek temini maksadıyla kullandığı SSO (Stinger, helikopter, vs gibi)’da Türk Silâhlı Kuvvetlerini temsil etme ve ilgili kuvvet komutanlıkları adına koordinatör makam sorumluluğu, Genelkurmay Başkanlığı tarafından tayin edilen kuvvet komutanlığına aittir. Bu SSO’ların idaresinde, Türkiye adına verilecek kararlar ve iletilecek talepler NSPA’ya bildirilmeden önce, Genelkurmay Başkanlığı tarafından sorumluluk tevdi edilen kuvvet komutanlığı tarafından lojistik destek temin eden diğer kuvvet komutanlıkları ile koordine edilerek ülke görüşü oluşturulmakta ve bu görüş doğrultusunda hareket edilmektedir.
Milli Savunma Bakanlığı veya ilgili kuvvet komutanlığı tarafından herhangi bir ortaklıktan çıkılması kararı verildiği takdirde ise 6 ay önce veya NSPA Silâh Sistem Ortaklığı Anlaşmasında belirtilen süre öncesine kadar ortaklıktan çıkma talebi SSOK’a bildirilmelidir. Talep SSOK tarafından uygun görüldüğü takdirde, NSPA aracılığı ile NSPO Yönetim Kurulu onayına sunulur. Söz konusu SSO/Destek Konferansı aracılığı ile lojistik hizmet teminine esas SSO Ortaklık Anlaşması ve/veya Satış Anlaşması hükümlerine göre karşılıklı olarak yerine getirilmemiş yükümlülük ve haklar saklı kalmak kaydıyla üyelikten çıkma işlemi tamamlanmış olur. Üyelikten çıkış talebi yapılmadan önce ilgili kuvvet komutanlıkları Genelkurmay Başkanlığı’nın onayını almalı ve üyelikten çıkış gerçekleştiğinde Genelkurmay Başkanlığı ve Milli Savunma Bakanlığı bilgi verilmelidir.
Destek Konferansları – DK
Herhangi bir silah sistemi veya NATO unsurları için gerekli lojistik destek en az iki ülkenin oluşturduğu destek konferansları ile de sağlanabilmektedir (radar sistemleri, liman hizmetleri vb.). Destek konferanslarının silah sistemleri ortaklıklarından temel farkı destek konferanslarının üyelerin oluşturduğu komiteler yerine NSPA tarafından yönetilmesidir. Silah sistem ortaklıkları için geçerli olan diğer tüm usuller, üyelik kabul ve üyelikten çıkış esasları destek konferansı için de geçerlidir.
Program Dışı Alımlar-PDA (Random Brokerage-RB)
Program dışı alımlar NSPA’da herhangi bir SSO ve DK tarafından desteklenmeyen ana malzeme, hammadde, yedek parça ve onarım ihtiyaçlarının uluslararası rekabet kurallarına göre tedariki maksadıyla kurulan ve Genel Lojistik Hizmetler (LG) Programı bünyesinde faaliyet gösteren Destek Konferansı benzeri bir ortaklık olarak tanımlanmaktadır. Program dışı alımlarda üyelik ve üyelikten çıkma esasları SSO’daki usuller ile aynıdır.
Lojistik Destek Anlaşmaları (Sales Agreements)
Lojistik Destek Anlaşmaları, silah Sistem Ortaklıkları ve Destek Konferansları kapsamı dışında olan ve lojistik destek temini maksadıyla NSPA ile ilgili tedarik makamı tarafından karşılıklı imzalanan, belli bir bedeli içermeyen, yürürlükte kaldığı süre içinde ihtiyaç duyuldukça NSPA’ya ilgili lojistik hizmet için sipariş verilebilen çerçeve anlaşmalardır.
NSPA tarafından Türk Silahlı Kuvvetlerinin üyesi olduğu Silah Sistem Ortaklıkları ve Destek Konferansları kapsamı dışında lojistik destek temini istenildiğinde, SSOK’lara gözlemci olarak katılım sağlanarak, NSPA Türk İrtibat Heyeti Başkanlığı (TİHB) ile koordine kurularak gerekirse karşılıklı ziyaretler ile üyelik için ihtiyaç duyulan bilgiler toplanmakta ve gerekirse iş tanımı dokümanı veya benzeri dokümanlar hazırlanmaktadır.
Lojistik Destek Satış Anlaşması ihtiyacı hasıl olduğunda ilgili kuvvet komutanlığı tarafından gerekçeli talep ile istenilen Lojistik Destek Satış Anlaşmasının İngilizce ve Türkçe metinleri onay alınmak üzere Genelkurmay Başkanlığı’na gönderilmektedir. Genelkurmay Başkanlığı’nın onayının alınmasını müteakip; ihtiyaç makamı kuvvet komutanlığı NSPA’ya resmi olarak başvurarak Lojistik Destek Satış Anlaşmasını imzalayabilmektedir.
Yürürlükte bulunan bir Lojistik Destek Satış Anlaşması birden fazla kuvvet komutanlığının lojistik destek temini maksadıyla kullanılabilmektedir. Türk Silâhlı Kuvvetlerini temsil etme ve ilgili kuvvet komutanlıkları adına koordinatör makam sorumluluğu, Genelkurmay Başkanlığı tarafından tayin edilen kuvvet komutanlığına aittir.
Tedarik faaliyetleri, Dışişleri Bakanlığı’ndan temsilcimizin bulunduğu NSPO Yönetim Kurulu tarafından çıkarılan ilgili Direktif çerçevesinde, ilgili SSO Anlaşması ve/veya ilgili Lojistik Destek Satış Anlaşması esaslarına göre sürdürülmektedir.
Diğer Hizmetler
NSPA kapsamında temin edilen diğer hizmetler genel olarak bilgi bankalarından ve çeşitli sistemlerden faydalanmayı hedeflemektedir. Diğer hizmetlere örnek olarak Mühimmat Bilgi Bankası-(NSPA Ammunition Data Base-NADB) ve NATO Malzeme Tanımlama Sistemi-NMCRL (NATO Material Cross Reference List) ve NSPA Posta Kutusu Sistemi (NSPA Mailbox System-NMBS) sıralanabilir.
Bu kapsamda her yıl ödenen bir aidat karşılığında üye olunarak NSPA’nın Mühimmat ve NMCRL konularında güncellenen veri tabanlarından faydalanılabilinir. Bu maksatla üye olmak için ihtiyaç makamı tarafından NSPA’dan temin edilen üyelik formu/sözleşme doldurularak NSPA’ya gönderilir ve abonelik ücreti ilgili hesaba yatırılır. Söz konusu bilgiler NSPA tarafından, yılda bir kez ve bunun dışında güncellendikçe ilgili makama sayısal ortamda gönderilmektedir.
NSPA’in Tedarik Usulleri
NSPA üyelerinin isteklerini temel olarak tedarik edilecek malzeme SSO’nun merkezi stoklarında mevcut ise merkezi stoklardan, NATO Lojistik Stok Değişimi (NATO Logistics Stock Excange-NLSE) ve Karşılıklı Acil Destek (Mutual Emergency Support-MES) Programı kapsamında diğer ülkelerin stoklarından, ihale yolu ile piyasadan tedarik ederek, veya ABD menşeli malzemelerden piyasadan tedariki mümkün olmayanlar için FMS (Foreign Military Sales) sözleşmesi açarak ABD Ordu Depolarından veya PROS (Parts and Repairing Ordering System)’dan tedarik ederek karşılamaktadır. ABD tarafından NSPA’ya FMS kanalından her yıl belli bir kontenjan dâhilinde idari masraf ödemeksizin alım yapma imkanı sağlanmaktadır. İdari masraf ödemeden yapılan alımlar sınırlı bir tutarda ve genellikle ABD’nin de dahil olduğu ortak projeler kapsamındaki alımlardır.
NSPA’nın, FMS üzerinden tedarik edeceği malzemeler için talep edilen idari masraf muafiyeti için 1 (bir) yıl önceden ABD makamlarına başvurması gerekmektedir. Talebin değerlendirilerek kontenjan verilmesi ABD makamlarının insiyatifindedir. Bu nedenle NSPA üzerinden FMS tedarik ihtiyaçlarının/tahminlerinin 1 (bir) yıl önceden ilgili program ofislerine gönderilmesi gerekmektedir.
NSPA’den Tedarik Usulleri
NSPA’den tedarik edilecek ürünlerin tedarik süreçlerinde bütçeleme faaliyetleri, kaynak aktarma süreci, tedarik süreci, malzeme nakliye ve sigorta işlemleri, muayene ve tesellüm işlemleri, garanti işlemleri, mali mutabakat ve mahsup süreci ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun istisnalar 3.b maddesi kapsamında çıkarılan 20 Nisan 2009 tarihli ve 2009/14973 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı gereği, ödeneği olmayan hiç bir konuda alıma çıkılamayacağından NSPA’dan tedarik sürecinin başlatılabilmesi için ihtiyaç makamlarınca Türk Silahlı Kuvvetleri MY-369-1 Planlama Programlama ve Bütçeleme Sistemi (PPBS) Yönergesi esaslarına uygun olarak kaynak planlaması yapılması gerekmektedir.
NSPA direktif ve yönergeleri gereği üye ülkeler tarafından, üye olunan SSO/DK kapsamında bir sonraki yıla ait tahmini istek miktarları (Tahmini İş Yükü, Estimated Workload- EWL) içinde bulunulan yılda ilgili SSO veya DK`nin belirlediği tarihe kadar NSPA’ya gönderilmelidir.
Hazırlanacak olan İş Yükü Tahminlerine göre NSPA tarafından teşkilat yapısı ve personel istihdam ihtiyacı belirleneceğinden zamanında ve gerçekçi tahmin yapılması önem arz etmektedir. Gerçeğe yakın miktarlarda bildirilmeyen tahmini iş yükü EWL tedarik faaliyetinde gecikmelere veya idari masrafların artmasına yol açabileceğinden, tahminler titizlikle yapılmalı ve NSPA’ya iletilmek üzere zamanında tedarik makamlarına gönderilmelidir.
Bununla birlikte NSPA direktif ve yönergelerine göre NSPA bir sonraki yılın tahmin edilen idari masrafları ile tedarik edilecek mal ve hizmetlere ait kaynağı belirli bir süre önceden NSPA’nın banka hesabındaki ilgili müşteri kodu üzerine aktarılmasını talep edebilmektedir. NSPA bütçesi idari faaliyetlerin masraflarının karşılandığı idari masraf bütçesi ve sağlanacak mal ve hizmetlerin karşılığı olan kaynakların bütçelendiği işletme bütçesi olarak iki kısımdan oluşmaktadır.
İdari masraf bütçesinde projenin veya ortaklığın müteakip yıla ait idari masrafları NSPA tarafından tahmini olarak belirlenmekte ve üye ülkelerin onayına sunulmaktadır. Üyelerce SSOK toplantılarında karara bağlanan müteakip yılın tahmini idari masrafları, ilgili bütçe kaleminden ödenmektedir. Gerçekleşen idari masraf faturasının alınmasını müteakip idari masraf tutarına göre, fazla ödeme yapılmış ise bu tutar bir sonraki yılın idari masraf ödemesinden düşülür, eksik ödeme yapılması halinde ise eksik kalan kısım için ek ödeme yapılmalıdır. Sonradan avans artığının geri gönderilmesi gibi ilave işlemlere meydan vermemek için, faturanın döviz cinsinden tam tutarı kadar kaynağın aktarılmasına gayret edilmektedir.
İşletme bütçesi ise alımı yapılacak mal ve hizmetlerin karşılıklarının ödendiği bütçedir. İşletme Bütçesi, genel giderler (common expenditure) ve özel giderler (individual expenditure) olmak üzere iki bölümden oluşmaktadır. Genel giderler; yatırım (teknik destek, mühendislik, konfigürasyon, merkezi stoklar, vb.) ve tekrarlayan ( merkezi stokların ikmali, teknik dokümantasyon, vb.) masrafların ödendiği giderlerdir. Özel giderler ise; tedarik edilen mal veya hizmet bedelini kapsayan ve sadece istek sahibi ülkeyi ilgilendiren giderlerdir. Bu kapsamdaki kaynaklar NSPA tarafından istendiğinde ön ödeme (avans) olarak ilgili hesap/müşteri koduna gönderilir. Alımı yapılan mal ve hizmetin karşılığı NSPA tarafından hesapta bulunan kaynaktan alınır ve firma tarafından malın sevki ve faturanın NSPA’ya gönderilmesini müteakip 60 gün içerisinde firmaya ödenir. Ödemenin yapılması için hesapta bulunan kaynak yetersiz kaldığında NSPA tarafından faturanın gönderilmesini takiben NSPA`nın firmaya ödeme yapması gereken 60 günlük dönem içerisinde NSPA’ya kaynak aktarımı yapılarak faturanın ödenmesi sağlanmaktadır.
NSPA’da idari masraf ve işletme bütçeleri için gönderilen faturalarda belirtilen iki ayrı banka hesap numarası bulunmaktadır. NSPA tarafından söz konusu bütçeler altında her ortaklık kapsamında her bir kullanıcı için bir müşteri kodu (Customer Code-CC) bulunmaktadır. Kaynak aktarımı yapan makam tarafından aktarılan kaynağın tutarı, ait olduğu proje ve/veya müşteri kodu NSPA’ya ayrıca bildirilmeli ve aktarılan kaynağın ilgili hesaba transfer edilip edilmediği TİHB tarafından teyit edilmelidir.
NSPA’dan yapılan tedariklere ilişkin tedarik sürecine esas uygulamalar kapsamında Milli Savunma Bakanlığı tarafından, NSPA Mühimmat Destek Ortaklığı üyeliği yürütülmekte ve Türk Silahlı Kuvvetleri’nin harp stoku mühimmat ve mühimmata ilişkin hizmet ihtiyaçları kapsamındaki talepleri NSPA kanalından tedarik edilmektedir.
Milli Savunma Bakanlığı tarafından NSPA kanalından esas itibariyle Mühimmat Destek Ortaklığı kapsamında mühimmat tedarik edilmekle birlikte, ihtiyaç makamları tarafından NSPA kanalından ana malzeme kapsamında malzeme talebi söz konusu olduğunda, alım NSPA ile yapılan Program Dışı Alım Hizmetleri (PDAH) kapsamında yapılmaktadır.
İşletme, bakım, onarım ve stok tamamlamaya ilişkin her türlü yedek malzeme ve bunlarla ilgili hizmet alımları ise kuvvet komutanlıkları tarafından PDAH ve SSO veya Lojistik Destek Satış Anlaşması aracılığıyla tedarik edilmektedir.
Bu amaçla NSPA’dan alımı planlanan mal ve hizmetler için fiyat ve elde edilebilirlik bilgisi (Price and Availability-P&A) istenilebilmektedir. Ancak fiyat ve elde edilebilirlik bilgisi istenildiğinde gerçekçi bir fiyat tahmini alınmasındaki zorluklar, firmaların bildirdiği fiyat ve elde edilebilirlik bilgisi ile ihaledeki tekliflerinin uyumsuzluğu ve fiyat ve elde edilebilirlik bilgisi için ödenebilecek idari masraf dikkate alınmalı ve zorunlu haller dışında NSPA’dan fiyat ve elde edilebilirlik bilgisi talep edilmemesi öngörülmüştür. NSPA alımlarında firma ile fiyat görüşmesi ve sözleşme NSPA tarafından yapıldığından tedarik makamlarınca ayrıca fiyat üzerinde görüşme yapılmasına gerek bulunmamaktadır.
Milli Savunma Bakanlığı tarafından Mühimmat Destek Ortaklığı Kapsamında Yapılan mühimmat ve mühimmata İlişkin hizmet tedarikinde iİhtiyaç makamları tarafından takip eden mali yıl içinde Milli Savunma Bakanlığı tarafından NSPA kanalı ile tedarik edilmesi istenen malzemeye ilişkin ihtiyaç bildirim formlarının Haziran ayı sonuna kadar onay için Genelkurmay Başkanlığına ve bilgi/ hazırlık yapılması maksadıyla Milli Savunma Bakanlığı gönderilmektedir. İhtiyaç makamlarının düzenlediği ihtiyaç bildirim formlarında alımın 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 3.b maddesi kapsamında NSPA’dan yapılacağı; mühimmatın istenen teslim zamanı ve yeri; mühimmatın NATO Stok Numarası/Numaraları (NSN); ihtiyacı karşılayabileceği değerlendirildiği takdirde, talep edilen NSN’li mühimmatın “Dengi” ifadesine ve gereksinim duyulan diğer konulara yer verilmelidir.
Milli Savunma Bakanlığı tarafından ihtiyaç bildirim formlarının bilgi sureti alındığında gerekli inceleme yapılmalı ve varsa ilave hususlar için ihtiyaç makamı ile koordine sağlanmalıdır. Özellikle NSN ile yapılacak alımlarda (Ana Malzeme ve Sistem alımları hariç), ihtiyaç makamı tarafından NSN’nin alımı yapılacak malzemeyi tanımladığından emin olunması ve malzemenin NSN’sinin tam yazılması önem arz etmektedir. Bu süreci takiben onaylı ihtiyaç bildirim formları ile tahmini fiyat bilgisinin alınması ve mali yılın başlaması ile birlikte alım onay belgesi hazırlanmakta ve bu belge ihale yetkilisince imzalanmaktadır.
NSPA tarafından isteğin alınmasını ve incelenmesini müteakip ihale çalışmalarına ya da mevcut sözleşmeye ilave edilecek düzenlemelerle ilgili sözleşme görüşmelerine başlanır. İhale sonucu alınan en iyi teklif ya da mevcut sözleşmeye ilave edilen düzenlemeleri içeren sözleşme şartları Milli Savunma Bakanlığı’na gönderilerek fiyatın ve/veya şartların onaylanması talep edilir. Milli Savunma Bakanlığı tarafından NSPA’dan alınan fiyat teklifi genel olarak incelendikten sonra ise teklif ihtiyaç makamına gönderilerek ihtiyaç makamının “uygun” görüşü alınmalıdır. Fiyat teklifinin ihtiyaç makamı tarafından da uygun bulunması halinde NSPA’ya fiyat teklifinin uygun bulunduğu ihale yetkilisi tarafından imzalanan fiyat teklif onayı ile bildirilerek, ilgili firma ile sözleşme yapması sağlanmaktadır. NSPA’nın alt yüklenici (firma) ile yaptığı sözleşmenin AVRO dışında bir para birimini içermesi durumunda ise sözleşme bedelinin AVRO’ya çevrim kuru olarak, NSPA tarafından alt yükleniciye yapılan ödeme tarihindeki NSPA hesaplarının bulunduğu bankanın döviz kuru esas alınmaktadır.
NSPA firma ile NSPA arasında sözleşme yapılmadan önce gerekli kaynağın ön ödeme (avans) olarak transfer edilmesini isteyebilmektedir. Bu durumda NSPA ile firma arasında ihtiyacın teminine yönelik sözleşme imzalanıncaya kadar istek iptal edilebilmekte veya ihtiyacın kapsamında değişiklik istenebilmektedir. İstek iptalleri sonucunda da ilgili SSO kararları kapsamında bir idari masraf oluşabilmektedir. NSPA tarafından tedarik edilecek ihtiyaca yönelik ön ödeme (avans) talep edildiğinde, avans transfer onayı hazırlanmalı ve ihale yetkilisine imzalatılarak, alıma ait kaynak, ilgili SSO Anlaşması ve/veya Lojistik Destek Satış Anlaşması,, NSPA ve tedarik makamının karşılıklı olarak kabullerini gösteren fiyat teklif onayı, (Lojistik Destek Satış Anlaşması yapılmışsa fiyat teklif onayına gerek yoktur.), NSPA’nın gönderdiği ön ödeme (avans) isteği (Call for Advance-CA) esas alınarak transfer sağlanmaktadır. Avans transferlerinde bütçenin geç açılma ihtimali nedeni ile gerekli kaynağın transferinde herhangi bir problemle karşılaşılmaması için, bir sonraki yıla ait Mart ayına kadar olan ödemeler dikkate alınmaktadır. Gönderilen avans, sözleşme süresi içerisinde ilgili olduğu mali yıla bakılmaksızın kullanılabilmektedir.
Avansın transferini müteakip gönderilen kaynağın tutarı ve ilgili proje NSPA’ya (NSPA Maliye Bölümü-FF ve ilgili Program Müdürlüklerine) ve TİHB’ye bildirilmektedir. NSPA’nın firma ile sözleşme yapmasını takiben sözleşmenin bir sureti temin edilerek ve daha sonra gönderilecek faturaların sözleşme hükümlerine uygunluğu kontrol edilmektedir.
Malzemenin cinsine ve firmanın bulunduğu ülkeye göre teslim şekli, teklifin onaylanması sırasında NSPA’ya bildirilmelidir. Avrupa kıtasından teslim edilecek, Hava Kuvvetleri kurye uçağı ile taşınabilecek malzemeler NSPA’ya kadar kara yolu ile taşınmalı ve oradan TİHB tarafından planlı kurye uçakları ile sevk edilmelidir. Bu gibi durumlarda kara taşımacılığının masrafı da işletme bütçesi kapsamında NSPA’ya ödenmektedir. Hava yolu ile taşınamayan, ya da deniz taşımacılığı gerektiren ülkelerde yerleşik firmalardan alınan malzemelerin taşıması da doğrudan Milli Savunma Bakanlığı Deniz Taşıma Sözleşmesi kapsamında sağlanmaktadır.
Kuvvet komutanlıkları tarafından yapılan idame işletme alımları kapsamında mal ve hizmet tedariklerinde NSPA kanalından tedarik edilmesi planlanan malzeme/hizmet için ihale onay belgesi hazırlanmalı ve bu belge ihale yetkilisi tarafından imzalanmalıdır. Alımı yapılacak malzemelere ait istekler ilgili tedarik birimi tarafından MILSTRIP (Military Standard Requisitioning and Issue Procedures) formatında NATO Posta Kutusu, NCIS (NSPA Customer Information System) veya NSPA tarafından oluşturulan herhangi bir bilgi sistemi üzerinden elektronik olarak veya faks ile NSPA’ya iletilmelidir. Yapılan istekler faks ile TİHB’ye gönderilmeli ve takiben NSPA’nın ilgili program ofisi tarafından isteğin alındığı teyit edilmelidir. NSPA tarafından isteklerin alınmasını ve NSPA ikmal sistemine aktarılmasını takiben; tedarik süreci veya merkezi stoklardan ikmal süreci başlatılmaktadır. Merkezi stoklarda mevcut olan malzemeler TİHB aracılığıyla ihtiyaç makamına sevk edilmekte, merkezi stoklarda bulunmayan malzemeler için ise ihale süreci neticesinde alınan en iyi teklif, ihtiyaç makamı tarafından talep edilmişse ya da ortaklık anlaşması gerektiriyorsa onay maksadıyla ihtiyaç makamına bildirilmektedir. Üye olunan ortaklık anlaşması ya da NSPA direktifi ile fiyat teklif onayı alınması için tesis edilmiş limitler var ise onay süreci bu limitlere uygun olarak işletilmek durumundadır.
NSPA tarafından onaylanmak üzere gönderilen fiyat teklifleri NSPA Tedarik Yönergesine göre cevaplandırılmaktadır. Bu yönergede belirtilen süre içerisinde cevap verilmediği takdirde ise ihtiyaç iptal edilmiş sayılmaktadır. Bu tür tedarikleri de öncelik derecesi yüksek ve acil isteklerde fiyat onayı aranmamaktadır. Bunların dışında kalan istekler için, tedarik makamlarınca ihtiyaç duyulması halinde, NSPA’dan gelen teklif değerlendirilmek üzere ihtiyaç makamlarına gönderilmelidir.
NSPA kanalıyla tedarik edilen malzemeler TİHB tarafından Hava Kuvvetleri Komutanlığı kurye uçağı ile, ilgili yılın Hava ve Deniz Taşıma Sözleşmeleri kapsamında veya NSPA tarafından doğrudan sevk adresine sevk edilebilmektedir. Malzemeler veya malzeme bakım/onarımı kapsamında NSPA-Türkiye-TİHB-Yüklenici Firmalar arasında yapılacak sevk işlemlerine yönelik, malzemenin sevkinden önce taşıma sigortasının ve gümrük işlemlerinin yaptırılması için ilgili NSPA Program Ofisi ve/veya TİHB tarafından malzemeye ait sevk bilgileri tedarik makamına gönderilmeli ve malzemenin gümrük işlemleri ilgili tedarik makamı tarafından koordine edilmelidir. Sevk usulü, malzemenin cinsi, hacmi, aciliyeti, sözleşme şartları ve teslim yeri dikkate alınarak ihtiyaç makamı veya yetki verilen durumlarda TİHB tarafından tespit edilmektedir. Avrupa kıtasından teslim edilerek Hava Kuvvetleri Komutanlığı kurye uçağı ile taşınacak malzemelerin NSPA’ya kadar kara yolu ile taşınması için gerekli NSPA hizmet kabul Onayı tedarik makamı tarafından düzenlenmeli, NSPA deposundan sevk edilen malzemelerin elden geçirilmesi ve havaalanına transfer masrafları için gerekli NSPA hizmet kabul onayı TİHB tarafından düzenlenerek tedarik birimine gönderilmelidir. Tedarik edilen malzemelerin, sevk edilmeden önce Milli Savunma Bakanlığı Sigorta Sözleşmesi kapsamında sigorta ettirilmesi gerekmektedir.
NSPA kanalıyla tedarik edilen malzeme ve hizmetlerin kalite güvence işlemleri ise NSPA tarafından sağlanmaktadır. NSPA, kalite güvence işlemlerini NSPO’nun Kalite Güvence Direktifi gereği ve NATO Standardizasyon Antlaşması STANAG 4107’ye göre, malzemenin tedarik edildiği/üretildiği ülkenin kalite güvence teşkilatı vasıtasıyla yerine getirmektedir. Muayene talep edildiği takdirde malzemenin muayene faaliyetinde gözlemci olarak ise temsilci bulundurabilmektedir. Bu kapsamda ihtiyaç makamı tarafından tedarik edilecek malzeme ile ilgili istenen kalite güvence standardı tedarikin başlangıcında belirtilmelidir. Herhangi bir standart belirtilmediği takdirde kalite güvence standardı NSPA tarafından tespit edilmekte ve uygulanmaktadır.
NSPA’dan tedarik edilecek malzemelerin fonksiyon testi ise , alım onay belgesinde fonksiyon testi yapılması belirtilmişse icra edilmektedir. Fonksiyonel testler ihtiyaç makamları ile tedarikçi firmalar (NSPA’nın satış sözleşmesi imzaladığı) arasında karşılıklı uzlaşma sonucu karar verilen standart ve koşullarda gerçekleştirilmelidir. Bu sebeple, yapılacak olan fonksiyonel testin herhangi bir uyuşmazlık ile sonuçlanmaması için, NSPA ile tedarikçi firma arasında imzalanan satış sözleşmesine fonksiyonel teste yönelik, hangi teknik bilgi paketinin referans alınacağı, test ortamı, test koşulları, test ekipmanı ile ihtiyaç duyulan diğer hususların dahil edilmesi sağlanmaktadır. Fonksiyon testleri malzemeye ilişkin doğru teknik bilgi paketi, doğru test ekipmanı ile uygun test usulleri kullanılarak yapılır. Malzemeye ilişkin doğru bilgi paketi, test ekipmanı ve usulleri hakkında gerektiğinde tedarik birimi vasıtasıyla NSPA’dan bilgi talep edilebilmektedir. Fonksiyon testinde kullanılacak her türlü ölçü aleti ve test ekipmanın kalibrasyonlarının uygun olması önemlidir. Fonksiyon testinin olumsuz neticelenmesi durumunda, NSPA uyuşmazlık raporu hazırlanmalı, hazırlanacak uyuşmazlık raporlarında yer alan fotoğraf, video görüntüsü, rapor gibi belgelere ilave olarak uygulanan test usulü, kullanılan ekipman ve ekipmanın kalibrasyon bilgileri (gerekiyorsa) ile referans alınan teknik bilgi paketi de belirtilmelidir. NSPA’nın satış sözleşmesi imzaladığı tedarikçi firmanın, uyuşmazlık konusundaki hata düzeltici çalışma malzemeleri ve işçilik giderlerini karşılama konusunda rıza göstermesi durumunda, ana bakım merkezleri, bakım merkezleri, hava ikmal merkezleri ve tersane imkanları ile uyuşmazlık konusu giderilebilmektedir. Uyuşmazlık raporları Türkçe ve İngilizce olarak tanzim edilmeli ve uyuşmazlık gerekçeleri açık, anlaşılır ve detaylı olarak açıklanmalıdır. Uyuşmazlık raporlarının NSPA’nın malzemeyi teslim aldığı tarihten itibaren 6 aylık süre içerisinde gönderilmesi gerekmektedir. Bu nedenle fiziki sayım ve kontrol ivedilikle yapılmalı ve varsa uyuşmazlık bu süre zarfında NSPA’ya bildirilmelidir. Fiziki sayım ve fiziki kontrol ile fonksiyon testi sonucunda uygun bulunarak kabul edilen malzeme ise NSPA İrat Belgesi ile irada alınmaktadır. Söz konusu irat belgeleri alım dosyası/doküman numarası bazında tedarik birimine gönderilmekte ve NSPA’dan malzemeye ilişkin doküman numarası bazında nihai faturalar alındıktan sonra tesellüm birimi tarafından faturadaki malzeme değeri esas alınarak her fatura için bir takım taşınır mal işlem belgesi düzenlenerek ekine ilgili NSPA İrat Belgeleri eklenmelidir. NSPA NR 200-06 (Discrepancy Management) Uyusmazlık Yönetimi Yönergesinde belirtilen tutarın altındaki malzemeler için uyuşmazlık raporu tanzim edilmemektedir. Uyuşmazlığın mevcut olduğu ancak tutarı limitin altında olduğu için uyuşmazlık raporu tanzim edilemeyen malzemeler için ayrı bir tutanak tutulmalı ve bu tutanak mahsup aşamasında sarf belgesi olarak kullanılmalıdır. Ayrıca, uyuşmazlık sürecinde NSPA mevzuatı gereği nihai kararın ilgili NSPA birimi tarafından verilmesi nedeniyle, “NSPA Uyuşmazlık Raporu” ile iletilen uyuşmazlığın reddedilmesi halinde, durum bir tutanak ile kayıt altına alınmalı ve tedarik makamınca harcama yetkilisinin onayının alınmasını müteakip bu tutanak mahsup evrakı olarak kullanılmalıdır. NSPA kanalından tedarik edilen malzemelerin yapılan fiziki muayene işleminde Uygunluk Belgesi (Certificate of Conformity) de aranmamaktadır. Bu sebeple muhtemel uyuşmazlıklara meydan vermemek için tedarik edilecek malzemenin çok iyi tanımlanması, NSN ve varsa parça numarası ile üretici kodunun tedarike başlanmadan önce ilgili kataloglardan teyit edilmesi önem arz etmektedir.
NSPA kapsamında sevk edilen malzemenin taşıma sigortası ise aidiyetinin ülkemize geçtiği noktadan itibaren başlamaktadır. Bu sebeple NSPA tarafından yapılan taşımadan kaynaklanan (hiç alınmayan ve hasarlı malzemeler) uyuşmazlıklar için sigorta süreci başlatılamamaktadır.
Malzemelerin tesellümünün tamamlanmasını ve NSPA’dan nihai faturanın alınmasını müteakip tedarik makamı tarafından nihai faturanın bir sureti malzemeyi teslim alan mal saymanlığına iletilmekte ve saymanlık tarafından fatura muhteviyatı mal ve hizmet tutarı kadar taşınır mal işlem belgesi, hizmet alımlarında ise hizmet kabul onayı tanzim edilerek tedarik makamına gönderilmelidir. Onarım, taşıma vb. hizmetler dışındaki idari masraflara ilişkin idari masraf kabul onayları ise tedarik makamı tarafından düzenlenmektedir.
NSPA kanalından tedarik edilecek ürünlerin garanti süresi tedarik edilecek malzemenin cinsi ve malzemeyi yöneten ortaklığın genel politikasına göre belirlenen süreler kadar belirlenmektedir. İhtiyaç makamları tarafından belli malzemeler için aranan en az garanti süresi NSPA’ya bildirilerek tedarikin bu kapsamda gerçekleştirilmesi talep edilebilmektedir. Bu kapsamda istenen garanti süresinin gereğinden uzun olmasının malzemenin fiyatını ve tedarik edilebilirliğini etkileyeceği dikkate alınmalıdır. Garanti süreleri malzemenin NSPA’ya teslim edildiği tarihte başlamaktadır.
NSPA alımlarında mali mutabakat ise SPA’ya aktarılan kaynakların kontrolü, kaynakların muhafaza edildiği müşteri kodlarının doğruluğu, projeler için transfer edilen avansların artıkları ve eksik bakiyelerin tespiti maksadıyla NSPA yetkilileri ile en az yılda bir kez toplantı yapılarak sağlanmaktadır. Mahsup işlemlerindeki muhtemel sorunları en aza indirmek amacıyla, NSPA ile yapılacak mutabakat toplantıları için ilgili tahakkuk birimi ile koordine edilmesi ve gerektiğinde mutabakat toplantılarına tahakkuk birimi personelinin de görevlendirilmesi önem arz etmektedir. Mutabakatın sağlanmasını takiben ise mahsup işlemleri başlatılmaktadır.
Mahsup sürecinde mahsuba esas belgelerden SSO Ortaklık Anlaşması ve/veya bunların dışındaki tedarik faaliyetlerinde yapılan Lojistik Destek Satış Anlaşmasının bir suretiyle NSPA ile tedarik makamının karşılıklı olarak kabullerini gösteren fiyat teklif onayı, alım onay belgesi, orijinal fatura, uyuşmazlık durumunda düzenlenen sandık açma tutanağı, fiziki sayım ve fiziki kontrol tespit raporu, varsa avans artığı iade dekontu, taşınır mal işlem belgesi ve ekleri ve/veya NSPA hizmet kabul onayları, uyuşmazlık durumu var ise uyuşmazlık raporu ve tutanaklar, malzemenin taşınması ile ilgili belgeler, dövizin banka tarafından yurtdışına transfer edildiğine dair belge ve varsa idari masraf kabul onayı tahakkukun yapılması için ilgili makama gönderilmelidir. Uyuşmazlık olan dosyalar ise uyuşmazlık sonuçlanıncaya kadar muhafaza edilmekte ve mahsuba gönderilmemektedir. Silah Sistemi Ortaklıkları ve/veya Destek Konferanslarına ait idari masraf (üyelik/katkı payları dahil) ödemeleri kapsamında NSPA’ya aktarılan kaynakların mahsubu; üyelik ile ilgili SSO Ortaklık Anlaşması veya SSO dışındaki tedarik faaliyetlerde yapılan Lojistik Destek Satış Anlaşması ve fatura ya da fatura yerine geçen çağrı mektubu vb. ile; VENÜS, NMCRL, NADB gibi hizmetlerden yararlanmak için üyelikler kapsamında yapılan ödemelerde ise ilgili komutanlığın katılım ile ilgili onayı ile NSPA ile yapılan sözleşme uyarınca yapılmaktadır.
